Sustainability
Published: April 26, 2023
Sustainability
Published: April 26, 2023

Rafał Kosecki: Pioneering Safety and Efficiency in an Impactful Way

Rafał Kosecki: Efektywne torowanie drogi Bezpieczeństwu i Skuteczności

Rafal Kosecki, process systems manager for product stewardship and environmental, health & safety (EHS) in the EMEA region, is leading the efforts to improve processes and systems for the product stewardship and EHS activities in the region. Together with his team and through collaboration with various other teams, they have initiated the Systems for Safety project, which aims to streamline raw materials data through a centralized database. Their initiative is making a real difference in providing a safer work environment for all.

A Double Role, One Big Goal

Rafał is responsible for aligning processes and systems at global level for EHS and product stewardship. He supervises a team of 20 in Wrocław, Poland. Rafał and his team strive to make work processes more time-and-energy efficient and increase the quality of life for employees.

We don't want our colleagues to spend a minute longer than necessary in front of a computer. We are constantly collecting and analyzing data to make their work easier and faster.

Part of Rafał's role, product stewardship, is linked to product safety. Along with his colleagues, Rafał oversees all the databases containing formulas, ingredients, and chemical components of our products.

Being able to determine the hazard levels of products provides added value to our customers. "We can provide them with a certain level of data disclosure so that they know what product they're buying from us."

Streamlining Global Processes

Rafał's journey with us started after he finished his university studies, in the customer service team of our Protective and Marine Coatings business.

"Right from the start, I got in touch with the international business processes. Building relationships with customers, replying to queries, and learning about the products set me up with a solid foundation for the next chapter of my business journey.”

That happened in 2018 when he joined the newly established Global Business Services (GBS) center in Wrocław. This new location was meant to centralize activities, and Rafał was responsible for the smooth transitioning to the site.

In 2020, the product stewardship project came along. It was entirely new to Rafał as he was unfamiliar with chemical formulas. However, he was able to leverage his ability to streamline and simplify many activities and processes.

From the beginning, I aimed to make workflow universal for the entire EMEA, or even globally. Of course, we had to ensure that the processes were applicable to each and every business line.
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-team.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-team-2.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-team-3.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-team-4.jpg

Lost in Excel Until Systems for Safety

The desire to make safety processes as simple and efficient as possible inspired Rafał to the Systems for Safety project. Along with his team, he created a plan to centralize and consolidate data from all production sites to track the status and changes of raw materials used in them.

Until then, the amount of data coming from the sites was very large and fragmented. "We were collecting the data in Excel sheets, and, of course, we had to keep track of any changes. Going through all these sheets was very time-consuming and unsustainable in the long run."

As part of the Systems for Safety project, Rafał and his team investigated how people were filling out the reports. Based on this information, they were able to simplify change tracking in the Excel sheets with an automated macro, eliminating the need for manual checking of every single sheet.

This simple, innovative solution won the team the prestigiousABSL Diamonds award, which aims at recognising and promoting the ground-breaking business initiatives across various categories.

ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-absl-diamonds-award.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-absl-diamonds-award-2.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-absl-diamonds-award-3.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-absl-diamonds-award-4.jpg

Making It Simple: a Centralized Database

When it comes to raw material usage at production sites, Rafał highlights the importance of up-to-date Safety Data Sheets in the local language, and compliance with local regulations.

Keeping up with constantly changing regulations and raw material data across EMEA proved to be one of the major challenges. "We had to learn to react quickly and stay aware of any potential hazards within our raw materials and products."

The whole database created by Rafał's and the IT team is accessible to employees at the production sites. This has greatly improved the awareness of the materials used within each site. These fixes are not only contributing to the safety of our products but also to safety at the production sites.

Systems for Safety involved multiple teams working together to bring Rafał's initiative to life. Along with the EHS site managers and IT team, the supply chain organization and procurement teams played a crucial role in providing data on raw material usage in different countries.

"Seeing the bigger picture and implementing relevant changes wouldn't have been possible without the support of all the other teams involved."

The Systems of Safety project brought some remarkable improvements to the production sites, as confirmed by Kamil Bajewicz, Poland's EHS country manager:

Rafal’s team created a clear system of weekly reporting. The results are visible to everyone from EHS and Operations and are essential for continuous improvement, as all sites have a clear picture of what raw materials they use in what quantity.
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-triathlon.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-triathlon-2.jpg

A Rainmaker for the Team

Only recently has Rafał learned that his positive impact has earned him the great recognition of a 2023 Rainmaker award.

However big this achievement is, Rafał humbly states: "I'm just representing the team of 20. I'm here to make sure they can deliver the best of them."

Rafał's manager, Pedro Perez-Vintaned, EMEA EHS director & global AC EHS business partner, praised Rafał and his team for the value they bring for the compliance and safety of the EMEA region. “Rafał has built a great team of professionals who help all of us to be more dilligent and safer. Rafał and his team’s contribution is a strong foundation stone for the EHS and product stewardship organisation."

Rafał Kosecki, kierownik ds. systemów procesowych w zakresie zarządzania produktem oraz ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa (BHP) w krajach Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki (EMEA), kieruje działaniami mającymi na celu doskonalenie procesów i systemów zarządzania produktami oraz działań z zakresu BHP w regionie. Wraz ze swoim zespołem i we współpracy z różnymi innymi zespołami zainicjowali projekt Systems for Safety (pl. systemy bezpieczeństwa), którego celem jest usprawnienie danych o surowcach poprzez scentralizowaną bazę danych. Ich inicjatywa ma realny wpływ na tworzenie bezpieczniejszego środowiska pracy dla wszystkich.

Podwójna Rola, Jeden Wielki Cel

Rafał jest odpowiedzialny za ujednolicenie procesów i systemów na poziomie globalnym w zakresie BHP i zarządzania produktem. Nadzoruje 20-osobowy zespół we Wrocławiu. Wraz ze swoim zespołem dąży do tego, aby procesy pracy były bardziej efektywne czasowo i energetycznie oraz podnosiły jakość życia pracowników.

Nie chcemy, żeby nasi współpracownicy spędzali przed komputerem choćby minutę dłużej niż to konieczne. Nieustannie zbieramy i analizujemy dane, aby ułatwić i przyspieszyć ich pracę.

Rola jaką Rafał pełni, tj. zarządzanie produktem, jest powiązana z bezpieczeństwem produktu. Rafał wraz ze współpracownikami czuwa nad wszystkimi bazami danych zawierającymi receptury, składy i składniki chemiczne naszych produktów.

Możliwość określenia poziomów zagrożenia produktów jest wartością dodaną dla naszych klientów. „Możemy zapewnić im pewien poziom ujawnienia danych, aby wiedzieli, jaki produkt od nas kupują”.

Usprawnianie Procesów Globalnych

Rafał rozpoczął swoją przygodę z nami po ukończeniu studiów, w zespole obsługi klienta w naszym dziale Powłok Ochronnych i Morskich.

„Od samego początku zetknąłem się z międzynarodowymi procesami biznesowymi. Budowanie relacji z klientami, odpowiadanie na zapytania i poznawanie produktów dało mi solidne podstawy do następnego rozdziału mojej zawodowej podróży”.

W 2018 roku dołączył do nowo powstałego centrum Global Business Services (GBS) we Wrocławiu. Ta nowa lokalizacja miała na celu centralizację działań, a Rafał był odpowiedzialny za płynne przejście do tego miejsca.

W 2020 roku pojawił się projekt zarządzania produktem. Dla Rafała była to zupełna nowość, gdyż nie znał składów chemicznych. Był jednak w stanie wykorzystać swoje kompetencje, by usprawnić i uprościć wiele działań i procesów.

Od początku dążyłem do tego, aby przepływ pracy był uniwersalny dla całego regionu EMEA (Europa, Afryka, Bliski Wschód), a nawet globalnie. Oczywiście musieliśmy zadbać o to, aby procesy miały zastosowanie do każdej linii biznesowej.
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-team.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-team-2.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-team-3.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-team-4.jpg

Zagubieni w Excelu do czasu wprowadzenia Systemów Bezpieczeństwa

Chęć uczynienia procesów bezpieczeństwa jak najprostszymi i efektywnymi zainspirowała Rafała do projektu Systems for Safety. Wraz ze swoim zespołem stworzył plan centralizacji i konsolidacji danych ze wszystkich zakładów produkcyjnych w celu śledzenia stanu i zmian wykorzystywanych w nich surowców.

Wcześniej, ilość danych pochodzących z serwisów była bardzo duża i fragmentaryczna. „Zbieraliśmy dane w arkuszach Excela i oczywiście musieliśmy śledzić wszelkie zmiany. Przeglądanie wszystkich tych arkuszy było bardzo czasochłonne i niemożliwe w dłuższej perspektywie”.

W ramach projektu Systems for Safety Rafał i jego zespół badali, w jaki sposób ludzie wypełniają raporty. Na podstawie tych informacji byli w stanie uprościć śledzenie zmian w arkuszach programu Excel za pomocą zautomatyzowanego makra, eliminując potrzebę ręcznego sprawdzania każdego pojedynczego arkusza.

To proste, ale niezbędne rozwiązanie przyniosło zespołowi prestiżową nagrodę Diamenty ABSL.

ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-absl-diamonds-award.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-absl-diamonds-award-2.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-absl-diamonds-award-3.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-absl-diamonds-award-4.jpg

Ułatwienie: Scentralizowana Baza Danych

Jeśli chodzi o wykorzystanie surowców w zakładach produkcyjnych, Rafał podkreśla znaczenie aktualnych kart charakterystyki w lokalnym języku oraz zgodności z lokalnymi przepisami.

Nadążanie za ciągle zmieniającymi się przepisami i danymi dotyczącymi surowców w regionie EMEA okazało się jednym z głównych wyzwań. „Musieliśmy nauczyć się szybko reagować i być świadomym wszelkich potencjalnych zagrożeń związanych z naszymi surowcami i produktami”.

Cała baza stworzona przez Rafała i zespół IT jest dostępna dla pracowników na stanowiskach produkcyjnych. To znacznie poprawiło świadomość materiałów używanych w każdym zakładzie. Te ulepszenia nie tylko przyczyniają się do bezpieczeństwa naszych produktów, ale także do bezpieczeństwa w zakładach produkcyjnych.

W projekt Systems for Safety zaangażowanych było wiele zespołów pracujących wspólnie nad realizacją inicjatywy Rafała. Obok kierowników BHP poszczególnych zakładów oraz zespołu IT, kluczową rolę w dostarczaniu danych na temat zużycia surowców odegrały zespoły organizacji łańcucha dostaw i zamówień w różnych krajach.

„Dostrzeżenie większego obrazu i wdrożenie odpowiednich zmian byłoby niemożliwe bez wsparcia wszystkich innych zaangażowanych zespołów.”

Projekt Systems of Safety przyniósł kilka niezwykłych usprawnień w zakładach produkcyjnych, co potwierdził Kamil Bajewicz, menadżer ds. BHP i ochrony środowiska w Polsce:

Zespół Rafała stworzył przejrzysty system cotygodniowego raportowania. Wyniki są widoczne dla wszystkich z BHP i Działu Operacyjnego i są niezbędne do ciągłego doskonalenia, ponieważ wszystkie zakłady mają jasny obraz tego, jakich surowców używają w jakich ilościach.
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-triathlon.jpg
ppg-2023-rafal-kosecki-process-systems-manager-product-stewardship-ehs-wroclaw-poland-triathlon-2.jpg

Rainmaker dla Zespołu

Dopiero niedawno Rafał dowiedział się, że jego zaangażowanie przyniosło mu wielkie uznanie w postaci nagrody Rainmaker.

Niezależnie od tego, jak duże jest to osiągnięcie, Rafał skromnie stwierdza: „Ja tylko reprezentuję 20-osobową drużynę. Jestem tutaj, aby upewnić się, że mogą dostarczyć to, co najlepsze.”

Menedżer Rafała, Pedro Perez-Vintaned, EMEA EHS director & global AC EHS business partner, pochwalił Rafała i jego zespół za wartość, jaką wnoszą dla zgodności i bezpieczeństwa regionu EMEA. „Rafał zbudował świetny zespół profesjonalistów, który pomaga nam wszystkim działać bardziej sumiennie i bezpieczniej. Wkład Rafała i jego zespołu jest mocnym kamieniem węgielnym dla organizacji BHP i zarządzania produktem.” 

Related posts

Peter Votruba-Drzal: Sustainability as a Competitive Advantage
Peter Votruba-Drzal: Sustainability as a Competitive Advantage
Thomas Leuchten: Sustainability as a Body Shop Concept
Thomas Leuchten: Sustainability as a Body Shop Concept
Murat Ayvali: Empowering Abilities in the Sales Network
Murat Ayvali: Empowering Abilities in the Sales Network
Inês Brandão: Better Rubber Meets the Road
Inês Brandão: Better Rubber Meets the Road
Back to top