Published: April 28, 2022
Csilla Always Keeps One Eye on the Regulatory Ball
Csilla mindig a célt tartja szem előtt
In a company as big as PPG, there are some ”under-the-radar” but essential departments that deserve a shout-out. Today, we will learn about one of these, the product stewardship operations organization. Csilla Szekely, product stewardship manager for the EMEA region, introduces us to what her team does and why it’s so important for the rest of the company.
An In-Depth Knowledge of Our Products
The product stewardship operations organization is split into regulatory compliance, hazard communicationas well as the reporting & product data disclosures team, which is the team that Csilla leads.
Csilla explains that product stewardship offers support to external as well as internal customers who would like to know more about the chemical safety aspects of our products. Most of the questions they receive are about the substances which may or may not be present in our paints and whether they comply with specific legal requirements.
My team answers these kinds of questions. We are seven now, and all work remotely. I’m based in Budapest, Hungary and the rest of the team comes from Spain, the UK, Czech Republic, Germany and Poland.
Offering Support on a Regional Level
We recently launched a new system for product stewardship support, which is called the Product Stewardship Pulse. Those who need help can select the type of support they need and then, based on their selection, they can specify their question. The open tickets are subsequently sent to a specific division to handle.
Most questions are related to the nature of our products – the chemical composition, the substances present, the environmental impact and sustainability aspects, as well as legal compliance with chemical legislations all around the EMEA region.
Csilla explains that even within the EMEA region and the European Union, while a lot of legislation is common among countries, there are still local legislations, specific authority requirements or customer requirements the team has to be aware of.
Sharing Information While Keeping Secrets
Another interesting element to what the team does is around protecting company confidentiality.
The team uses pre-approved template letters and standard answers and cooperates with centers of expertise and the legal department to create new ones. Also, there is a safety data sheet (SDS) for each product that contains the most important information about any hazardous substances.
Often there is no legal requirement to disclose anything more than this, but in some instances, there could be a specific exception to this rule. Occasionally, additional information is requested because the product is to be used in a production environment and might lead to specific readings the customer has to be aware of.
We have to understand why they want to know more details about the composition of the products, and then find the best way of satisfying their question with the minimum amount of disclosure.
Separated by Distance, Connected by Goal
The product stewardship team underwent a major re-organization two years ago, just a few months after the pandemic started, and the first year presented a big challenge. Whereas each team member had been working locally for just one strategic business unit (SBU), now they are working for all business units across the whole EMEA region.
Everybody brought their own knowledge, and we had to collect the information we needed from all the different areas, companies, and business units across EMEA. I'm proud of my team for doing this in such a short time.
Though she’s never met her team members in person, Csilla is really happy with how well they’re able to cooperate and connect through Microsoft Teams. Communication remains open, and each supports the others in their fields.
Each Wednesday, we set aside half an hour for a quick break and some open chats. We don't talk about work, just about what's going on with everybody.
Csilla during recent Colorful Communities project at a local kindergarten in Budapest, Hungary
Finding Time for Herself
When asked about her work-life balance, Csilla says that in her role she does things that she feels really matter.
I start very early in the morning and get so wrapped up in my work that I almost forget to come home. That's something that I have to work on.
However, she considers this commitment to be a “starting investment” because of the new team and all the work they’ve been doing bringing resources together.
We are focused on always striking a healthy balance. I value the time I can spend away from my computer with my family, in nature, walking, hiking or just swimming with music in my ears.
Egy olyan nagy cégnél, mint a PPG, vannak nem annyira feltűnő, de lényeges területek, amelyek megérdemlik az elismerést. Egyik ilyen a termékfelügyeleti műveleti szervezet, ma ezt a részleget ismerhetitek meg közelebbről. Székely Csilla, az EMEA régió termékfelügyeleti menedzsere mutatja be nekünk, hogy mivel foglalkozik a csapata, és miért olyan fontos ez a cég többi tagja számára.
Termékeink alapos ismerete
A termékfelügyeleti műveletek szervezet részei a megfelelőség szabályozás, a veszélyekkel kapcsolatos kommunikáció, valamint a jelentés-, és termékadat-közlési csoport. Ez utóbbit vezeti Csilla.
Csilla elmondja, hogy a termékfelügyelet támogatást nyújt azon külső és belső ügyfeleknek, akik szeretnének többet megtudni termékeink kémiai biztonsági vonatkozásairól. A legtöbb kérdés arra vonatkozik, hogy egyes anyagok jelen lehetnek-e a festékeinkben, vagy nem, és hogy megfelelnek-e a meghatározott jogi követelményeknek.
Ilyen és ehhez kapcsolódó kérdésekre ad válaszokat a csapatom. Jelenleg heten vagyunk, és mindannyian távolról dolgozunk. Magyarországon dolgozom Budapesten, a csapat többi tagja pedig Spanyolországból, az Egyesült Királyságból, Csehországból, Németországból és Lengyelországból érkezik.
Támogatás nyújtása regionális szinten
Nemrég elindítottunk egy új termékfelügyeleti támogatási rendszert, melynek neve Product Stewardship Pulse. A segítségre szorulók kiválaszthatják, milyen típusú támogatásra van szükségük, majd a választás alapján pontosíthatják kérdésüket. Az ilyen megkeresések ezt követően egy adott részleghez kerülnek kezelésre.
A legtöbb kérdés termékeink természetére vonatkozik – a kémiai összetételre, a benne jelenlévő anyagokra, a környezeti hatásokra és a fenntarthatósági szempontokra, valamint a vegyi anyagokra vonatkozó jogszabályoknak való jogi megfelelésre az EMEA régióban.
Az EMEA régión belül és az Európai Unión belül is, bár sok jogszabály megegyezik az országok között, még mindig vannak helyi jogszabályok, speciális hatósági követelmények vagy ügyfélkövetelmények, amelyeket a csapatnak ismernie kell.
Információk megosztása titkok megőrzése mellett
A csapat tevékenységének másik érdekes eleme a vállalati titoktartás védelme.
A csapat előre jóváhagyott sablonleveleket és szabványos válaszokat használ, együttműködik a szakértői központokkal és a jogi osztállyal, hogy újakat hozzon létre. Ezenkívül minden termékhez tartozik egy biztonsági adatlap (SDS), amely tartalmazza a veszélyes anyagokkal kapcsolatos legfontosabb információkat.
Gyakran nincs törvényi előírás, hogy ennél többet nyilvánosságra hozzunk, de bizonyos esetekben előfordulhat, hogy kivételt teszünk. Alkalmanként például további információra azért lehet szükség, mert a terméket termelési környezetben használják fel, ami speciális olvasatokhoz vezethet, és ezeket a vásárlónak tudnia kell.
Fontos tudnunk, miért akarnak többet megtudni a termékek összetételéről, majd meg kell találnunk a lehető legjobb módot kérdésük kielégítésére a minimális nyilvánosságra hozatal mellett.
A távolság elválaszt, de a cél összeköt
A termékfelügyeleti csapat két éve, alig néhány hónappal a járvány kezdete után jelentős átszervezésen esett át, és az első év nagy kihívást jelentett. Míg korábban a csapat minden tagja csak egy stratégiai üzleti egységnél (SBU) dolgozott helyileg, most az egész EMEA régió összes üzleti egységénél dolgozunk.
Mindenki hozta a saját tudását, nekünk pedig össze kellett gyűjtenünk a szükséges információkat az EMEA különböző területeiről, vállalatairól és üzleti egységeiről. Büszke vagyok a csapatomra, amiért ez mind ilyen rövid idő alatt sikerült.
Bár soha nem találkozott személyesen csapattagjaival, Csilla nagyon örül annak, hogy ilyen jól tudnak kapcsolatot teremteni és együttműködni a Microsoft Teams segítségével. A kommunikáció nyílt, és mindenki támogatja a másikat a saját területén.
Minden szerdán fél órát szánunk egy kis szünetre, kötetlen beszélgetésre. Ilyenkor nem beszélünk munkáról, csak arról, hogy mi történik mindenkivel.
Csilla a 2022-os Colorful Communities projekt során Budapesten, egy helyi óvodában
Időt találni önmagának
Amikor Csillát a munka és a magánélet egyensúlyáról kérdezem, azt mondja, hogy szerepkörében olyan munkát végez, amiről úgy érzi, igazán számít.
Nagyon korán kezdek reggel, és annyira belemerülök a munkámba, hogy szinte elfelejtek hazajönni. Ez az, amin nekem dolgoznom kell.
Munkájában ezt az elkötelezettséget azonban „induló befektetésnek” tartja az új csapat és az erőforrások összegyűjtése érdekében.
Arra törekszünk, hogy mindig megtaláljuk az egészséges egyensúlyt. Értékelem azt az időt, amit a számítógépemtől távol tölthetek a családommal, a természetben, sétával, túrázással vagy egyszerűen csak úszással, zenével a fülemben.